Rechnungserstellung zu Honorarverträgen und Vereinbarungen
Was
brauche ich für die Rechnungserstellung?
Voraussetzung zur
Rechnungserstellung ist, dass Sie einen entsprechenden Honorarvertrag oder eine
ehrenamtliche Vereinbarung mit einer staatlichen Schule oder einem Regionalen
Bildungs- und Beratungszentrum (ReBBZ) geschlossen haben und im Honorarvertrag
bzw. der ehrenamtlichen Vereinbarung vereinbarte Leistungen erbracht haben.
An wen kann ich mich bei
Fragen oder Problemen wenden?
Sie können sich per E-Mail an die Fachliche Leitstelle Honorarverträge wenden. Die E-Mail-Adresse lautet: honorarkraefte@bsb.hamburg.de
Was ist zu beachten?
Welche Unterlagen sind erforderlich?
· Es wird das Dokument des abgeschlossenen Honorarvertrags bzw. der abgeschlossenen ehrenamtlichen Vereinbarung benötigt.
Die Rechnungserstellung ist gebührenfrei.
Wo gibt es weitere Informationen?
Unter folgenden Link finden Sie weitere Informationen:
http://www.hamburg.de/bsb/honorarvordrucke/
Wie wird die Online-Anwendung bedient?
Im Folgenden werden die Dialogseiten der Online-Anwendung mit ihren Eingabefeldern beschrieben. Dort finden Sie Hinweise, welche Angaben aus bestimmten Gründen benötigt werden und in welchem Format ggf. die Daten eingegeben werden müssen.
Der Ablauf der Online-Anwendung zur Rechnungserstellung bei Honorarverträgen bzw. ehrenamtlichen Vereinbarungen sieht grundsätzlich wie folgt aus:
Schritt 1: Eingabe und Prüfung der Vertragsnummer des Honorarvertrages bzw. Vereinbarungsnummer der ehrenamtlichen Vereinbarung
Schritt 2: Eingabe Ihrer Rechnungsdaten
Schritt 3: Zusammenfassung und abschließende
Erstellung des Rechnungsdokuments
Sie müssen
zunächst die Vertragsnummer Ihres Honorarvertrages bzw. die Vereinbarungsnummer
Ihrer ehrenamtlichen Vereinbarung eingeben. Solange keine gültige
Vertragsnummer bzw. Vereinbarungsnummer eingegeben wurde, kann nicht mit der
Eingabe der Rechnungsdaten im Schritt 2 fortgesetzt werden.
Die
Vertragsnummer bzw. Vereinbarungsnummer ist links oben auf jeder Seite Ihres
Honorarvertrages bzw. Vereinbarungsdokumentes zu finden. Diese Nummer beginnt
mit der Kennung HON bei Honorarverträgen und mit EHR bei ehrenamtlichen
Vereinbarungen.
Seite „Schritt 2: Eingabe der Rechnungsdaten“
Auf dieser Seite müssen Sie Ihre Daten zur Rechnungserstellung eingeben.
Feld „Zusatzinformation für die Auftraggeberin“: Die Adresse der auftraggebenden bzw. vereinbarungsschließenden Schule bzw. des auftraggebenden bzw. vereinbarungsschließenden Regionalen Bildungs- und Beratungszentrums (ReBBZ) wird automatisch anhand der Vertragsnummer ermittelt. Sie können hier bei Bedarf noch eine wichtige Zusatzinformation zur Adressierung an die Auftraggeberin mitgeben (Beispiel: z.Hd. der Schulleitung).
Feld „Vorname der Honorarkraft / des ehrenamtlich Tätigen“: Geben Sie bitte den Vornamen der Honorarkraft bzw. des ehrenamtlich Tätigen an.
Feld
„Nachname der Honorarkraft / des ehrenamtlich Tätigen“:
Geben Sie bitte den Nachnamen der Honorarkraft bzw. des ehrenamtlich Tätigen
an.
Feld
„Honorarkraft / Ehrenamtler(in): Straße“: Geben Sie bitte
die Straße der Adresse des Zahlungsempfängers an.
Feld
„Honorarkraft / Ehrenamtler(in): Hausnummer“:
Geben Sie bitte die Hausnummer (inkl. Zusätze) der Adresse des
Zahlungsempfängers an.
Feld
„Honorarkraft / Ehrenamtler(in): Postleitzahl“:
Geben Sie bitte die Postleitzahl der Adresse des Zahlungsempfängers an.
Feld
„Honorarkraft / Ehrenamtler(in): Ort“: Geben Sie bitte den
Ort der Adresse des Zahlungsempfängers an.
Feld
„Zahlungsempfänger(in): Geldinstitut“: Geben Sie
bitte den Namen des Geldinstituts des Kontos des Zahlungsempfängers an.
Feld
„Zahlungsempfänger(in): Kontonummer (IBAN)“:
Geben Sie bitte die Nummer des Kontos des Zahlungsempfängers an. Dies muss die
sog International Bank Account Number (IBAN) sein. Weitere Informationen zur
IBAN finden Sie unter dem Link https://de.wikipedia.org/wiki/IBAN.
Feld
„Zahlungsempfänger(in)“: Geben Sie bitte an, welche Person die
Zahlungsempfängerin bzw. der Zahlungsempfänger ist.
Feld „Zahlungsempfänger(in):
Kontoinhaber(in)“: Geben Sie bitte die Kontoinhaberin
bzw. den Kontoinhaber an, wenn die Honorarkraft nicht die Zahlungsempfängerin
bzw. der Zahlungsempfänger ist.
Feld „Zahlungsempfänger(in): Straße“:
Geben Sie bitte die Straße der Zahlungsempfängerin bzw. des Zahlungsempfängers an,
wenn die Honorarkraft nicht die Zahlungsempfängerin bzw. der Zahlungsempfänger
ist.
Feld „Zahlungsempfänger(in): Hausnummer“:
Geben Sie bitte die Hausnummer der Zahlungsempfängerin bzw. des
Zahlungsempfängers an, wenn die Honorarkraft nicht die Zahlungsempfängerin bzw.
der Zahlungsempfänger ist.
Feld „Zahlungsempfänger(in): Postleitzahl“:
Geben Sie bitte die Postleitzahl der Zahlungsempfängerin bzw. des
Zahlungsempfängers an, wenn die Honorarkraft nicht die Zahlungsempfängerin bzw.
der Zahlungsempfänger ist.
Feld „Zahlungsempfänger(in): Ort“:
Geben Sie bitte den Ort der Zahlungsempfängerin bzw. des Zahlungsempfängers an,
wenn die Honorarkraft nicht die Zahlungsempfängerin bzw. der Zahlungsempfänger
ist.
Feld „Steuernummer oder
Umsatzsteuer-IdNr“: Geben Sie bitte entweder Ihre
Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-IdNr an.
Feld
„Abrechnungszeitraum (Von-Datum)“: Geben Sie bitte den
Beginn (Datumsformat: TT.MM.JJJJ) der Abrechnung Ihrer Leistungen an.
Feld
„Abrechnungszeitraum (Bis-Datum)“: Geben Sie bitte das
Ende (Datumsformat: TT.MM.JJJJ) der Abrechnung Ihrer Leistungen an.
Feld
„Vertragsdatum der Honorarvereinbarung / Datum der Vereinbarung“:
Geben Sie bitte das Datum an, an dem die Honorarvereinbarung bzw. die
ehrenamtliche Vereinbarung unterzeichnet wurde (Vertragsdatum /
Vereinbarungsdatum).
Feld
„Angabe zur Umsatzsteuer“: Geben Sie bitte an, ob Sie von der
Umsatzsteuer befreit sind oder der Umsatzsteuer unterliegen.
Feld
„Angabe zur Umsatzsteuer (Freie Texteingabe)“:
Geben Sie bitte ggf. einen anderen Grund zur Versteuerung des Honorarbetrages
an.
Feld
„Stundennachweis von (Vorname, Nachname)“:
Geben Sie bitte Vorname und Nachname der Person an, welche die
Honorarvertragsleistung erbracht hat.
Feld
„Stundennachweis für die Abrechnung nachstehender Leistungen“:
Hier werden die im Honorarvertrag vereinbarten Leistungen aufgeführt.
Sie können
bis zu 22 Positionen zur Abrechnung Ihrer Leistungen jeweils mit Datum, Uhrzeit
und Anzahl der geleisteten Arbeits-/Unterrichtseinheiten eingeben. Bei
ehrenamtlichen Vereinbarungen können Sie jeweils die Anzahl der
Schulwegbegleitungen bzw. Schulschwimmbegleitungen zum jeweiligen Datum
eintragen oder die entsprechenden Auslagen in Euro an diesem Datum angeben.
Zudem können
Sie ggf. auch bereits eingegebene wieder Positionen herausnehmen. Die
eingegebenen Daten werden auf jeden Fall automatisch für Sie an der richtigen
Stelle im Rechnungsformular eingetragen.
Jede Position
hat folgende Felder:
Feld
„Datum“: Geben Sie bitte das Datum
(TT.MM.JJJJ), an dem die Leistung erbracht wurde.
Feld
„Uhrzeit von/bis“: Geben Sie bitte die Spanne der
Uhrzeit an, in der die Leistung erbracht wurde.
Feld
„Arbeitszeit mit Anzahl der Arbeits-/Unterrichtseinheiten“:
Geben Sie bitte die Anzahl der geleisteten Arbeits-/Unterrichtseinheiten an.
Beachten Sie dabei bitte folgende Hinweise:
Es sind
grundsätzlich nur Angaben von 0,0001
bis 20,0000 erlaubt.
Feld
„Anzahl der Schulwegbegleitungen“:
Geben Sie bitte die Anzahl der geleisteten Schulwegbegleitungen zum
entsprechenden Datum an. Beachten Sie dabei bitte folgende Hinweise:
Es sind
grundsätzlich nur Angaben von 1,00
bis 9,00 erlaubt.
Feld
„Anzahl der Schulschwimmbegleitungen“:
Geben Sie bitte die Anzahl der geleisteten Schulschwimmbegleitungen zum
entsprechenden Datum an. Beachten Sie dabei bitte folgende Hinweise:
Es sind
grundsätzlich nur Angaben von 1,00
bis 9,00 erlaubt.
Feld
„Anzahl der Einsatzstunden von Frühstückshelfern“:
Geben Sie bitte die Anzahl der geleisteten Einsatzstunden zum
entsprechenden Datum an. Beachten Sie dabei bitte folgende Hinweise:
Es sind
grundsätzlich nur Angaben von 1,00
bis 6,00 erlaubt.
Feld
„Auslagen in Euro“:
Geben Sie bitte die Auslagen in Euro zum entsprechenden Datum an. Beachten Sie
dabei bitte folgende Hinweise:
Es sind
grundsätzlich nur Angaben von 0,01
bis 999,99 erlaubt.
Feld
„Unbezahlte Unterbrechung (Pausen)“:
Geben Sie bitte in Arbeits-/Unterrichtseinheiten an, wie lange die Pausen bzw. Unterbrechungen
gewesen sind. Die Angabe zu den Pausen bzw. den Unterbrechungen ist nur bei
Honorarverträgen zur Schulbegleitung bzw. zur Schulbegleitung Ferienbetreuung
relevant. Diese Angabe zu den Pausen bzw. den Unterbrechungen wird dann von der
Arbeitszeit der geleisteten Arbeits-/Unterrichtseinheiten abgezogen. Beachten
Sie dabei bitte folgende Hinweise:
Es sind
grundsätzlich nur Angaben von 0,0000
bis 20,0000 erlaubt.
Beispiele bei vertraglicher Festlegung
einer Einheit von 45 Minuten:
3,0000 für drei
volle Arbeits-/Unterrichtseinheiten mit jeweils 45 Minuten
1,0000 für
eine volle Arbeits-/Unterrichtseinheiten mit 45 Minuten
0,6666 für 30
Minuten einer 45-minütigen Arbeits-/Unterrichtseinheit
0,3333 für 15
Minuten einer 45-minütigen Arbeits-/Unterrichtseinheit
Beispiele bei vertraglicher Festlegung
einer Einheit von 60 Minuten:
3,0000 für
drei volle Arbeits-/Unterrichtseinheiten mit jeweils 60 Minuten
1,0000 für
eine volle Arbeits-/Unterrichtseinheiten mit 60 Minuten
0,6666 für 40
Minuten einer 60-minütigen Arbeits-/Unterrichtseinheit
0,3333 für 20
Minuten einer 60-minütigen Arbeits-/Unterrichtseinheit
Beispiele bei vertraglicher Festlegung
einer Einheit von 90 Minuten:
3,0000 für
drei volle Arbeits-/Unterrichtseinheiten mit jeweils 90 Minuten
1,0000 für
eine volle Arbeits-/Unterrichtseinheiten mit 90 Minuten
0,6666 für 60
Minuten einer 90-minütigen Arbeits-/Unterrichtseinheit
0,3333 für 30
Minuten einer 90-minütigen Arbeits-/Unterrichtseinheit
Seite „Schritt 3: Zusammenfassung und Abschluss“
Sie bekommen
noch einmal die eingegebenen Rechnungsdaten in einer Zusammenfassung angezeigt.
Sind die
Daten korrekt angegeben worden, können Sie über den Button Rechnung das entsprechende Rechnungsdokument im PDF-Format
erstellen und auf der anschließenden Seite als PDF-Datei herunterladen.